Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO)

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

• 313 SP. z o.o.
• ul. Przędzalniana 60B, 15-688 Białystok
• NIP: 5423175815
• REGON: 200376147
• E-mail (kontakt ogólny): kontakt@greenpay.pl
• E-mail (Inspektor Ochrony Danych): iod@greenpay.pl

2. Inspektor Ochrony Danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych:

• E-mail: iod@greenpay.pl
• Adres: 313 SP. z o.o., ul. Przędzalniana 60B, 15-688 Białystok

Uwaga: W przypadku braku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych, w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem danych osobowych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

3.1. Rejestracja i świadczenie usług

Dane: Nazwa firmy, NIP, adres e-mail, adres siedziby, numer telefonu, hasło
Cel: Rejestracja konta, świadczenie usług generowania e-paragonów
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)
Obowiązek podania danych: Podanie danych jest obowiązkowe w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie danych uniemożliwia rejestrację i korzystanie z usług.
Okres przechowywania: Przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa (5 lat)

3.2. Wypełnienie obowiązków prawnych

Dane: Wszystkie dane wymagane przepisami prawa
Cel: Wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i fiskalnych
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny)
Obowiązek podania danych: Podanie danych jest obowiązkowe na podstawie przepisów prawa. Niepodanie danych może skutkować odmową świadczenia usługi lub sankcjami prawnymi.
Okres przechowywania: Zgodnie z wymogami przepisów prawa (5 lat)

3.3. Marketing własny

Dane: Adres e-mail, nazwa firmy
Cel: Wysyłka informacji o nowościach, aktualizacjach, ofertach
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) lub Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
Obowiązek podania danych: Podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych nie wpływa na możliwość korzystania z usług, ale uniemożliwia otrzymywanie informacji marketingowych.
Prawo do cofnięcia zgody: Zgoda może być cofnięta w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem. Cofnięcie zgody można dokonać poprzez zmianę ustawień w panelu użytkownika lub kontakt z Administratorem.
Okres przechowywania: Do momentu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu

3.4. Bezpieczeństwo systemu

Dane: Adres IP, logi systemowe
Cel: Zapewnienie bezpieczeństwa systemu, wykrywanie nadużyć
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)
Obowiązek podania danych: Dane są zbierane automatycznie w związku z korzystaniem z Serwisu. Nie ma możliwości korzystania z Serwisu bez przetwarzania tych danych.
Okres przechowywania: 12 miesięcy

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Dostawcy usług IT: Firmy świadczące usługi hostingowe, infrastrukturalne (na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych)
• Organy państwowe: W przypadku wymogu prawnego (np. organy podatkowe, organy kontrolne)
• Dostawcy usług płatniczych: W przypadku realizacji płatności

5. Transfer danych do państw trzecich

Dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich wyłącznie w przypadku, gdy:

• Komisja Europejska wydała decyzję o odpowiednim poziomie ochrony
• Zastosowano odpowiednie zabezpieczenia (np. standardowe klauzule umowne)

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

Zgodnie z RODO, przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu - prawo do uzyskania informacji o przetwarzanych danych
• Prawo do sprostowania - prawo do poprawienia nieprawidłowych danych
• Prawo do usunięcia - prawo do żądania usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym")
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - prawo do ograniczenia zakresu przetwarzania
• Prawo do przenoszenia danych - prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie
• Prawo do sprzeciwu - prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
• Prawo do cofnięcia zgody - jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie
• Prawo do wniesienia skargi - do organu nadzorczego (Prezes UODO)

7. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies w następujących celach:

• Niezbędne: Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania serwisu (sesja użytkownika, bezpieczeństwo)
• Funkcjonalne: Zapamiętywanie preferencji użytkownika (wymaga zgody)
• Analityczne: Analiza ruchu na stronie, optymalizacja serwisu (wymaga zgody)

Szczegółowe informacje o plikach cookies, ich rodzajach, celach wykorzystania oraz możliwościach zarządzania znajdują się w Polityce cookies.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia przeglądarki internetowej lub panel zarządzania cookies dostępny na stronie.

8. Automatyczne podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe nie są wykorzystywane do automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Wszystkie decyzje dotyczące przetwarzania danych są podejmowane przez osoby upoważnione, a nie w sposób automatyczny.

9. Środki bezpieczeństwa

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w tym:

• Szyfrowanie danych podczas przesyłania (protokół HTTPS/TLS)
• Szyfrowanie danych wrażliwych w bazie danych
• Kontrola dostępu do danych (zasada najmniejszych uprawnień)
• Regularne kopie zapasowe danych
• Monitoring i logowanie dostępu do danych
• Regularne aktualizacje systemów bezpieczeństwa
• Szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych

10. Przetwarzanie danych konsumentów

Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Konsumenci nie mogą rejestrować się w Serwisie. Jednak konsumenci mogą przeglądać publicznie dostępne e-paragony pod adresem /view/{token}.

W przypadku przeglądania e-paragonów przez konsumentów, Administrator może przetwarzać następujące dane techniczne:

• Dane: Adres IP, informacje o przeglądarce, data i godzina dostępu
• Cel: Zapewnienie bezpieczeństwa systemu, analiza ruchu
• Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)
• Okres przechowywania: 12 miesięcy

11. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:

• E-mail (kontakt ogólny): kontakt@greenpay.pl
• E-mail (Inspektor Ochrony Danych): iod@greenpay.pl
• Adres: 313 SP. z o.o., ul. Przędzalniana 60B, 15-688 Białystok